Esta es una conocida frase del Maestro Yoda en uno de los episodios de la Guerra de las Galaxias, que refleja bien lo que nos sucede cuando consideramos que, como implementadores, aplicamos gestión del cambio a nuestros proyectos. Sin embargo, no siempre somos conscientes de cuándo necesitamos aplicar estas metodologías en la marcha de nuestros proyectos. En ocasiones, caemos en la tentación de pensar que con que el proyecto cumpla los requisitos, se entregue en tiempo y de acuerdo al presupuesto previsto hemos cumplido. Logrado este “objetivo”, ya puedo darlo por concluido con éxito. Sobre todo, si a todas las personas implicadas, se les ha comunicado sobre la solución que se pone en marcha y se les dio la formación técnica necesaria, pero, ¿Qué más podemos pedir?.
Si nos quedamos con esta percepción, corremos el riesgo de incurrir en un error muy habitual: considerar que la herramienta se implementa, pero que nunca sea adoptada como propia por quienes deben utilizarla a diario. La voz de alarma suele saltar cuando la herramienta se pone en marcha en entornos reales y todo son problemas o, lo que es todavía peor, no hay ningún problema, pero la tasa de adopción por parte de los usuarios es extremadamente baja. Con este panorama, podremos decirle adiós a nuestro plan de evolucionar la tecnología a las siguientes versiones o cualquier otro con el que esperábamos alcanzar resultados ambiciosos en los próximos años. A pesar de ser un error repetido en numerosas organizaciones, la respuesta más frecuente de: “Lo hemos hecho todo bien. La prueba es que el proyecto se ha entregado acorde a lo solicitado” es común.
La solución al dilema es simple: no hemos aplicado nada que se le parezca a una metodología de gestión del cambio. Muchos directivos piensan que con haber formado y comunicado hasta el hartazgo basta para garantizar el éxito, pero esto no se ha hecho teniendo en cuenta las expectativas de los usuarios: nuestro cliente. No hemos tocado la parte emocional de los equipos y no hemos respondido al “que hay para mí” en este cambio.
Por dar algunas cifras, según un estudio de McKinsey, hasta un 70% de los proyectos pueden fracasar sin una adecuada gestión del cambio mostrando, además, que una buena gestión del cambio multiplica por seis la capacidad de alcanzar los objetivos y por tres la posibilidad de cumplir los plazos. Más datos; si estamos implementando un ERP con un coste de licencias por año de 100.000€ y una implementación de 75.000€, el total del proyecto a tres años son 375.000€ suponiéndole un ROI ̶ a esos tres años ̶ de 500.000€, el riesgo que corremos es de perder parte de la inversión además de no alcanzar ese retorno. Pero, hay un efecto más profundo y dañino: asentar en la cultura de la organización la sensación de que en la empresa no funcionan las nuevas herramientas y de que los proyectos no salen. Esta creencia puede ser tan poderosa que arrastre el resto de proyectos.
Si queremos hacer una verdadera gestión del cambio y no solo intentarlo, como nos indicaba el maestro Yoda, estas son las principales recomendaciones:
▶ Antes de arrancar, conseguir el alineamiento del comité de dirección y consensuar el propósito y el “Para Qué” del proyecto.
▶ Gestionar el sponsor de manera proactiva, incluyendo su formación para acompañar este proyecto. ▶ Definir el propósito del proyecto uniendo lo emocional y lo racional de los destinatarios del cambio. ▶ Identificar y definir el rol de los “influencers” que serán aquellos que van a evangelizar al resto.
▶ Trabajar la comunicación y la formación de forma segmentada y teniendo en cuenta las diferentes voces e inquietudes de los equipos.
▶ Tener en cuenta que el objetivo de un proyecto no es su puesta en marcha en una fecha sino la apropiación por parte de sus destinatarios.
▶ Tener un plan global de proyecto que integre y aúne tanto las iniciativas de gestión de proyecto como de gestión del cambio.
En cualquier caso y ante la duda, siempre sigue otro buen consejo de nuestro querido Yoda. “Imposible nada es. Difícil muchas cosas son”.
Por Oscar Velasco, Socio Director de Transformación de OLIVIA en España.
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