Qué implica realmente gestionar el cambio y de qué manera impacta en los resultados de una empresa. Los beneficios de incorporar este enfoque para maximizar el éxito organizacional.
En un mundo en constante transformación, la gestión del cambio (o change management) se convirtió en un elemento indispensable para el éxito de cualquier proyecto organizacional. Se trata, sin más, de una disciplina que busca preparar, equipar y apoyar a las personas en las transiciones organizacionales para que puedan adoptar cambios de manera exitosa. No significa únicamente implementar procesos o tecnologías, sino también asegurar que las personas estén listas para asumir y sostener esas transformaciones. En el centro de esta práctica está el entendimiento de que el éxito de cualquier cambio depende en gran medida de la capacidad de las personas para adaptarse.
Importancia de la gestión del cambio
En el contexto actual de negocios, marcado por la disrupción tecnológica, la globalización y las demandas de los nuevos talentos, lo único certero es el cambio. Sin embargo, muchos proyectos de transformación fracasan debido a la falta de un enfoque en las personas. Cuando no se gestiona el cambio de manera efectiva, los equipos enfrentan resistencias, incertidumbre y falta de compromiso, lo que termina afectando los resultados del negocio.
Por eso, la gestión del cambio es una herramienta estratégica: ayuda a minimizar los riesgos asociados al cambio y promueve un entorno donde los colaboradores puedan adoptar nuevas maneras de trabajar con confianza y claridad. La investigación de Prosci demuestra que las organizaciones con una excelente gestión del cambio tienen:
Estos datos no son casualidad. En proyectos específicos como las migraciones a S4Hana, por ejemplo, observamos que el 80% de las implementaciones con una sólida gestión del cambio cumplen sus objetivos principales. Más importante aún, las empresas reportan tasas de adopción de usuarios del 80-90% en los primeros meses post-implementación, con usuarios alcanzando su productividad esperada en tan solo tres o cuatro meses.
El impacto financiero también es significativo. Los proyectos con una gestión del cambio efectiva reportan un ROI hasta un 25-30% mayor en comparación con aquellos que la omiten. Además, las empresas experimentan una reducción de costos de soporte y mantenimiento de aproximadamente 20-25% en el primer año, mientras mantienen niveles de satisfacción del usuario del 70-80%.
Pero, ¿qué hace que la gestión del cambio sea tan efectiva? La respuesta está en su enfoque integral. No se trata sólo de implementar procesos o tecnologías, sino de preparar, equipar y apoyar a las personas durante la transición.
Como parte de este recorrido, el sponsorship del top management es clave. Los líderes deben ser habilitadores activos del proceso, recibiendo el acompañamiento y desarrollo de habilidades necesarias para enfrentar los desafíos del proyecto.
Estrategia de cambio organizacional
Cuando las empresas integran la gestión del cambio en sus proyectos, las probabilidades de éxito se incrementan significativamente. Esto se logra al abordar tanto los aspectos técnicos como los humanos del cambio, desde la planificación inicial hasta la implementación y sostenibilidad. Sin una estrategia clara para involucrar y apoyar a las personas, incluso las iniciativas mejor diseñadas pueden fracasar.
Un factor clave en este éxito es medir cómo se están adaptando las personas. Esto implica realizar diagnósticos, encuestas de percepción y seguimientos periódicos que permitan identificar puntos de fricción o áreas que necesitan apoyo adicional. Cuando se mide el cambio en las personas, las organizaciones obtienen información valiosa para ajustar sus estrategias y garantizar una adopción exitosa.
De hecho, Readiness to Change (R2C), nuestra herramienta basada en IA y machine learning, evalúa el grado de preparación de las compañías para enfrentar el cambio. Esta solución mide la propensión al cambio de los stakeholders y, por ende, la probabilidad de éxito en la gestión del cambio. Sin adopción, los cambios no tendrán éxito y no se obtendrá el resultado deseado. Las herramientas de análisis de datos y las métricas de rendimiento brindan una visión clara y detallada del comportamiento organizacional.
R2C proporciona una visión clara de la distancia entre el objetivo final y el estado actual de la organización, midiendo el progreso a lo largo del tiempo y cómo logramos la transformación necesaria en los equipos.
Capacitación y comunicación: pilares esenciales
La capacitación y la comunicación son los dos pilares fundamentales de la gestión del cambio. Por un lado, la capacitación asegura que los colaboradores tengan las habilidades necesarias para enfrentar las nuevas dinámicas de trabajo. Por otro lado, una comunicación efectiva crea transparencia, reduce la incertidumbre y alinea a los equipos con los objetivos del cambio.
Sin una capacitación adecuada, las personas pueden sentirse desorientadas o incapaces de desempeñarse bajo los nuevos esquemas. Del mismo modo, sin una comunicación clara y continua, es probable que surjan rumores, resistencias y falta de compromiso, lo que compromete el éxito de los proyectos.
El change management no es solo un “nice to have”, sino un factor crítico para el éxito de cualquier iniciativa de transformación. Al enfocarse en las personas, medir su adaptación y fortalecer pilares como la capacitación y la comunicación, las organizaciones pueden no solo implementar cambios, sino hacerlo de manera sostenible y efectiva.
Por Irene Marqués, Socia Directora de Olivia México.