Cómo saber cuándo necesitamos gestión del cambio en la implementación de nuestros proyectos?
“Hazlo o no lo hagas, pero no lo intentes”, es una conocida frase de uno de los episodios de la Guerra de las Galaxias, que refleja lo que nos sucede cuando consideramos que, como implementadores, aplicamos gestión del cambio a nuestros proyectos. Como gestores, solemos caer en la tentación de pensar que nuestra obligación es que el proyecto cumpla los requisitos, se entregue en el tiempo estimado y de acuerdo al presupuesto previsto. Logrado este “objetivo”, ya puedo dar por concluido el proyecto con éxito. Incluso, a todas las personas involucradas se les ha comunicado sobre la nueva herramienta que se pone en marcha y se les ha proporcionado la formación técnica considerada necesaria, pero, ¿qué más podemos pedir?
Si nos quedamos con esta percepción al finalizar la entrega de un proyecto, corremos el riesgo de incurrir en un error muy habitual: considerar que la herramienta se implementa, pero nunca sea adoptada como propia por quienes deben utilizarla a diario. Uno de los rasgos más comunes es que cuando la herramienta se pone en marcha en entornos reales todo son problemas o, lo que es todavía peor, no hay ningún problema, pero la tasa de adopción por parte de los usuarios es extremadamente baja. Con este panorama, podremos decirle adiós a nuestro plan de evolucionar la tecnología a las siguientes versiones o cualquier otro con el que esperábamos alcanzar resultados ambiciosos en los próximos años. A pesar de ser un error repetido en numerosas organizaciones, la respuesta más frecuente sigue siendo “Lo hemos hecho todo bien. La prueba es que el proyecto se ha entregado acorde a lo solicitado”.
Pero la solución al dilema es simple: no hemos aplicado nada que remotamente se le parezca a una metodología de gestión del cambio. Muchos directivos piensan que con haber formado y comunicado hasta el hartazgo ha sido suficiente para garantizar el éxito del proyecto, pero esas dos actividades no se han hecho teniendo en cuenta las expectativas de los destinatarios de los proyectos: los usuarios. No hemos tocado la parte emocional de los equipos y no hemos respondido al “que hay para mí” en este nuevo cambio.
Por dar algunas cifras, hasta un 70% de los proyectos pueden fracasar sin una adecuada gestión del cambio, según un estudio de McKinsey, y además una buena gestión del cambio multiplica por seis la capacidad de alcanzar los objetivos definidos y por tres la posibilidad de cumplir los plazos estimados. Por dar un ejemplo con datos; si estamos implementando un ERP con un coste de licencias por año de 100.000€ y una implementación de 75.000€, el total del proyecto a tres años son 375.000€ suponiéndole un ROI ̶ a esos tres años ̶ de 500.000€, el riesgo que corremos es de perder parte de la inversión y, además, de no alcanzar ese retorno esperado. Pero, hay un efecto más profundo y dañino que es el de asentar en la cultura de la organización la sensación de que en la empresa no funcionan las nuevas herramientas y de que los proyectos no salen. Esta creencia puede ser tan poderosa que arrastre el resto de proyectos con lo todo lo que ello implica.
Si queremos hacer una verdadera gestión del cambio y no solo intentarlo, como nos indicaba el maestro Yoda, esto son las principales recomendaciones:
En cualquier caso y ante la duda, siempre sigue el consejo de nuestro querido Yoda. “Imposible nada es. Difícil muchas cosas son”.
Por Oscar Velasco, Socio Director de OLIVIA España