Desde hace tres meses, la especialista en Recursos Humanos Alana Gomes se juntó a la filial brasileña de la consultoría suiza Crowe, que presta servicios de auditoría y contabilidad.
En el primer día de trabajo, recibió en casa su notebook con los datos de acceso y una carta de bienvenida. Participó por videoconferencia de una reunión de alrededor de tres horas con el departamento que cuida de la gestión de personas para conocer mejor la nueva compañía. Miró videos en los que se mostraba la oficina y se enteró quién sería su “padrino” en la empresa- un colega que la ayuda a ambientarse. Por el aplicativo corporativo en el celular, ve tutoriales para despejar dudas sobre la operación de los sistemas, consulta el perfil de cada funcionario para saber quién es quién, y cambia ideas en un grupo de colaboradores a los que les gusta viajar. “Aunque todo el proceso de integración sea online, yo me siento muy bien recibida”, dice Gomes.
Si no es fácil siquiera presencialmente recibir bien un profesional en un nuevo empleo, explicar la cultura de la empresa y obtener compromiso, a la distancia es un desafío aún mayor. Hace más de un año, empresas de todos los portes han buscado perfeccionar sus estrategias para promover una buena relación de los novatos con colegas que ellos o van a encontrar personalmente en poco tiempo. Aún después que la pandemia de Covid-19 merme, va a seguir siendo necesario tener un buen método de integración digital porque, con el trabajo remoto, las organizaciones, cada vez más, están contratando colaboradores que viven lejos de sus instalaciones.
Alana Gomes, de Crowe: la notebook fue entregada en casa y las reuniones se hacen por videoconferencia.
Imagen: Divulgación
Conozca recomendaciones de los especialistas para una integración a la distancia más confortable y efectiva:
Para las empresas
- Antes de cualquier medida, garantice que todos los colaboradores involucrados en el proceso tengan sólidos conocimiento y práctica de la misión y de los valores de la empresa. Cada interacción del nuevo funcionario con sus gestores y colegas va a ser una oportunidad de dejar clara cuál es la cultura de la compañía. “La mejor cultura organizacional es el líder. Él representa a la empresa por el ejemplo, por las habilidades y por la cultura”, dice Reynaldo Naves, socio y director, para Brasil, de la consultoría en transformación cultural Olivia. “Ahora, tenemos el desafío de construir una empresa humanizada a través de las pantallas”.
- Ofrezca una integración previa, opcional, para que el funcionario empiece a familiarizarse con la cultura de la empresa. Este es el primer paso de la integración ofrecida por la minorista online Amazon, que tiene alrededor de 1,2 millones de funcionarios en todo el mundo. En los días que anticipan el inicio oficial de su trabajo, el colaborador recibe en casa la computadora y otros equipos de trabajo, además de hacer las opciones de convenios médicos y firmar los documentos de contratación.
- En la reunión inicial con Recursos Humanos para presentación de los códigos de conducta de la empresa, de su modo de operar y de los sistemas que son usados, la palabra de orden es claridad. Saber exactamente donde está pisando, aumenta la confianza del profesional en la compañía. Algo que se está volviendo común es estimular a los contratados a compartir sus sentimientos en aquel momento para crear empatía.
- Disponibilicetours virtuales por todas las instalaciones de la empresa. Aunque realizando sus actividades desde casa, los colaboradores necesitan conocer las unidades de la compañía, como la oficina donde será asignado cuando la vuelta presencial sea posible y los ambientes donde se desarrolla la actividad de la empresa, como fábricas, tiendas y depósitos.
- Presente oficialmente la misión y los valores con vídeos en los cuales el propio presidente y los directores expliquen cómo funciona la cultura y den sugerencias para la ambientación. Esos videos también pueden ser usados en la integración de los colaboradores que obligatoriamente necesitan trabajar en las instalaciones físicas, ya que muchas veces el liderazgo actúa desde la modalidad home office.
- Promueva reuniones en video entre el colaborador y la persona en el sector de Recursos Humanos a quien él pueda recurrir en caso de duda. Después, puede venir la reunión con el gestor directo, que va a explicar cuáles son las responsabilidades del nuevo funcionario. Luego viene la reunión con el equipo más cercano, en la que cada miembro se presenta y explica sus funciones de manera objetiva y didáctica: nombre, posición, tareas que ejecuta y cómo será su interacción con el novato. Para realizar la presentación más relajada, el líder del equipo puede pedir que los colaboradores compartan alguna información personal como un hobby y digan lo que más les gusta en la empresa. Dependiendo del trabajo del colaborador recién contratado, otras reuniones con más sectores y colegas pueden ser realizadas.
- Programe entrenamientos remotos para enseñar cómo usar las herramientas técnicas: e-mail, editor de textos, planillas, CRM. Asigne a un funcionario del área de informática para contestar las dudas que surjan mientras el novato se familiariza con los sistemas.
Reynaldo Naves, de Olivia: el liderazgo encarna la cultura de la empresa
Imagen: Divulgación
- Designe un colaborador sénior del equipo directo del nuevo colaborador para ser su punto de apoyo, ayudando a despejar dudas y enseñando en la práctica cómo funciona el flujo de trabajo. Muchas veces, el novato no se siente a voluntad de hacer preguntas para el jefe todo el día (y el comienzo es siempre así), es más confortable para él charlarlo con un compañero del equipo. Esa es también una buena chance para entrenar este colega más antiguo en algunas habilidades de liderazgo.
- En el segundo momento de integración, cuando el novato ya tiene una buena idea a cerca de la empresa y quiénes son sus colegas, garantice que su líder y el punto de apoyo denfeedbacks siempre que haga falta con respecto a la actuación del colaborador, reforzando la cultura de la empresa.
- Revea la periodicidad y la estructura de las reuniones del equipo, tanto las de trabajo cuanto las de conexión e integración. Si no atienden a las necesidades de los actuales colaboradores respecto a la seguridad, transparencia, comunicación y sentido de pertenencia, no van a ayudar al novato tampoco. Una reunión semanal o mensual de toda la empresa con el lider para que sean anunciadas las novedades y alineados los valores es bastante útil.
- Anime el debate de ideas saludable. Así, como el nuevo colaborador podrá mostrar cómo ayudará a la empresa a lograr sus objetivos, agregando su experiencia a la del grupo y entenderá como desarrollar su trabajo mas eficientemente.
- Aumente la comunicación interna para acercar los colaboradores y las áreas. Mientras predomine el trabajo remoto por la pandemia, la intranet y las redes sociales corporativas serán el espacio común de los funcionarios. Crowe empezó a emplear hace un mes una aplicación para celular que trae los perfiles de todos los colaboradores, tutoriales sobre los sistemas y procedimientos y un servicio de mensajes, además de espacios para la creación de grupos de afinidad. “Todo lo que el colaborador necesita está en la palma de su mano. La aplicación acerca bastante a las personas”, dice Rosana Daniele Marques, gerente de gestión de personas de Crowe, que en el último año, agregó más de 100 profesionales, llegando a 350 en seis oficinas en el país.
Para los profesionales que llegan
- Mantenga la mente abierta todo el tiempo. “En una organización, actúan profesionales de distintas generaciones. Muchos aún se resisten o tienen dificultad para lidiar con herramientas más tecnológicas. Es necesario estar dispuesto a aprender con el otro de verdad”, dice Deise Gomes, gerente exclusiva de transición de carrera de consultoría en recolocación y gestión de personas Thomas Case & Associados. Para los más nuevos, eso significa considerar las informaciones que el colaborador más experimentado trae.
- Sea proactivo. Busque conocer lo máximo de la empresa antes de empezar, y, una vez en el proceso de integración, no ahorre en las preguntas y busque todas las informaciones que necesita para desarrollar bien sus funciones.
- Espere a ser presentado a los pares, pero después tome la iniciativa de presentarse a los colegas de otras áreas con quienes crea que irá a interactuar y a trabajar en conjunto.
El Premio Lugares Increíbles Para Trabajar es una iniciativa de UOL Economía y de la FIA para reconocer a las empresas que tienen las mejores prácticas en gestión de personas. Los vencedores son definidos desde el estudio FIA Employee Experience (FEEx), que mide la calidad del ambiente del trabajo, la solidez de la cultura organizacional, el estilo de actuación del liderazgo Y LA SATISFACCION con los servicios de Recursos Humanos. Las inscripciones para la edición 2021 están abiertas y van hasta el 15 de junio.
Denyse Godoy de UOL Economía, en São Paulo - 07/05/2021 - 04h 00
Por Reynaldo Valasco de Olivia Brasil.