Del diagnóstico a la adopción: una guía en tres pasos.
Implementar transformaciones organizacionales requiere más que buenas intenciones. Cómo es la metodología de tres fases que pone a las personas en el centro y convierte los proyectos de cambio en realidades sostenibles.
En el contexto empresarial actual, el cambio se convirtió en la nueva constante. Como venimos viendo desde hace cinco años, la pandemia actuó como un acelerador de los procesos de transformación, llevando a muchas organizaciones a implementar nuevos procesos en áreas donde antes no se lo habían planteado. No reaccionar a tiempo y quedarse quieto implica un riesgo significativo de fracaso. Por eso, es importante analizar las etapas del cambio organizacional.
Comencemos por definir la gestión del cambio, un proceso integral que identifica necesidades de comunicación y de formación para que la organización asimile los proyectos. Se trata de un componente necesario para que cualquier proceso de mejora organizacional tenga éxito, proporcionando una metodología que nos guíe en el camino y que cuente con las herramientas adecuadas.
Antes de sumergirse en las fases de implementación, es fundamental realizar un autodiagnóstico. Si la empresa experimentó cambios que no funcionaron o no fueron aceptados en poco tiempo, es una señal para tomar las riendas.
Este diagnóstico debe considerar la cultura organizacional: una cultura abierta y ágil requiere menor esfuerzo y cambios menos profundos, mientras que una cultura muy burocrática y estructurada puede requerir cambios más significativos.
Las tres fases de implementación del cambio
La gestión del cambio requiere de una metodología estructurada que aborde la transformación de forma integral, viendo a las organizaciones como sistemas complejos y poniendo el foco en las personas.
Fase 1: preparación del terreno
Objetivo: entender a la organización, evaluar su visión y alinear a los stakeholders y al sponsor con el proyecto, generando una visión integrada y única del proyecto.
Actividades clave de la primera fase:
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Alineamiento estratégico de la alta dirección y definición de la visión del proyecto
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Definición del modelo de gobierno del cambio.
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Diagnóstico basado en el modelo ADKAR de Prosci (Conciencia, Deseo, Conocimiento, Habilidad, Refuerzo)
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Preparación del equipo de proyecto y diseño del mapa de stakeholders.
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Diseño de la estrategia de gestión del cambio.
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Kick-off con el equipo del proyecto
La importancia del liderazgo (sponsor)
La falta de un sponsor es uno de los puntos de dolor más críticos. El sponsor, que suele ser el CEO, el CTO o un líder del negocio, debe ser la persona que apoya, autoriza, legitima y se apropia del cambio, desempeñando un rol proactivo y mostrando incluso vulnerabilidad ante la incertidumbre.
Es clave tener un propósito claro, un “para qué” el cambio, ya que sin él es muy difícil arrancar un proyecto y extenderlo al resto de la organización.
Fase 2: implementación del proceso de transformación
Objetivo: una vez definida la estrategia, esta fase se centra en la puesta en marcha, ejecución y control de seguimiento.
Actividades clave de la segunda fase:
Gestión de la comunicación: es vital comunicar cuándo, a quién y cómo toca, evitando el exceso de comunicación o su ausencia. Una estrategia de comunicación efectiva implica:
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Establecer una marca del proyecto
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Identificar audiencias y mensajes clave
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Elegir medios apropiados
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Desarrollar y ejecutar comunicaciones
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Monitorizar el feedback
Gestión de la formación: la formación es fundamental, pero comunicar y formar no es, por sí solo, gestionar un cambio. Es un error frecuente pensar que solo con esto se logra el cambio. Es importante incluir un módulo emocional que responda a la pregunta “¿Y qué hay para mí? ¿En qué me va a mejorar en mi día a día?”.
Superar la resistencia al cambio
Es clave romper la resistencia al cambio. Un porcentaje de las personas siempre estará en contra, pero hay otro tanto de “adaptación tardía” que necesita sentirse realmente seguro de que ese cambio cubre sus expectativas.
Identificar agentes de cambio o embajadores que potenciarán exponencialmente la propuesta de cambio es esencial, y su participación debe ser voluntaria. Es importante trabajar el cambio a nivel organizacional y no solo por silos, ya que la resistencia puede venir de departamentos inesperados si no están alineados.
Fase 3: estrategia de consolidación
Objetivo: asegurar que el cambio se consolide y que haya una adopción real de la herramienta o proceso. El verdadero momento de la verdad es después del “Go-Live”.
Medición y sostenibilidad
Se mide continuamente:
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El desempeño organizacional e individual
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La velocidad de adopción
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La utilización final
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El nivel de competencia
El éxito no se mide solo por “cero incidencias” después del lanzamiento, sino por la apropiación de esa herramienta y/o proceso. Si la gente no usa la herramienta o no reporta problemas, el proyecto puede haber fracasado a pesar de un lanzamiento técnico exitoso.
Herramientas de consolidación
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Medición continua (por diagnóstico de modelo ADKAR)
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Talleres de lecciones aprendidas
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Informe de oportunidades de mejora
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Plan de refuerzo de formación o comunicación
Construir un camino duradero
Crear una nueva realidad implica combinar habilidades técnicas (“hard”) con competencias blandas (“soft”), alinear a todos los miembros de la compañía y cubrir la brecha entre la ejecución y la emoción.
Los líderes deben darse un tiempo para que el cambio se asiente y para contagiar a la organización, pasando de un modelo verticalista a uno más horizontal y contributivo.
Las personas en el centro del cambio
La diferencia entre un proyecto exitoso y un objetivo cumplido se mide a través de la experiencia vivida por las personas a lo largo del proceso de cambio.
Los pilares fundamentales para el éxito son claros: poner a las personas en el centro, generar un propósito y mirar a la organización como un todo. Reconocer que hay tres estados en el proceso de cambio (el actual, el de transición y el de futuro) y que las personas conviven con distintos grados de madurez, por lo que no todos adoptan el cambio al mismo tiempo.
La gestión del cambio no es solo una metodología, es una filosofía de transformación que requiere paciencia, estrategia y, sobre todo, un enfoque centrado en las personas que harán posible el éxito de cualquier iniciativa de cambio organizacional.
¿Listo para transformar tu empresa? Te invitamos a contactarte con un consultor de Olivia y a conocer más sobre cómo trabajamos la gestión del cambio.