"Não! Tentar não. Faça ou não faça. Tentativa não há." Essa é uma frase conhecida do Mestre Yoda em um dos episódios de Guerra nas Estrelas, e que reflete bem o que ocorre quando consideramos que, como implementadores, aplicamos gestão de mudança em nossos projetos. No entanto, nem sempre temos consciência de quando precisamos aplicar essas metodologias no decorrer de nossos projetos. Às vezes, somos tentados a pensar que se o projeto atende aos requisitos, é entregue no prazo e de acordo com o orçamento planejado, cumprimos a missão. Alcançado esse “objetivo”, já posso considerá-lo concluído com sucesso. Principalmente, se todas as pessoas envolvidas foram informadas sobre a solução que está sendo implementada e receberam o treinamento técnico necessário, o quê mais poderíamos querer?
Se ficarmos com essa percepção, corremos o risco de cometer um erro muito comum: considerar que a ferramenta é implementada, mas que nunca será efetivamente adotada por quem deveria utilizá-la no dia a dia. O alarme costuma soar quando a ferramenta é colocada em prática em ambientes reais e tudo dá errado, ou pior ainda, quando não existe nenhum problema, mas a taxa de adoção por parte dos usuários é extremamente baixa. Nesse quadro podemos dizer adeus a nosso plano de atualização tecnológica ou qualquer outro por meio do qual esperávamos alcançar resultados ambiciosos nos próximos anos. Apesar de ser um erro repetido em inúmeras organizações, é comum ouvir a resposta mais frequente: “fizemos tudo certo. A prova disso é que o projeto foi entregue conforme solicitado!”
A solução para o dilema é simples: não aplicamos nada que se pareça com uma metodologia de gestão de mudança. Muitos diretores acham que treinar e comunicar exaustivamente é o suficiente para garantir o sucesso, mas isso não foi feito considerando as expectativas dos usuários: nosso cliente. Não tocamos na parte emocional das equipes e não respondemos à pergunta “o quê há para mim nessa mudança?”.
Para citar alguns números, segundo um estudo da McKinsey, cerca de 70% dos projetos podem fracassar sem uma gestão adequada, mostrando ainda que uma boa gestão de mudança multiplica por seis a capacidade de atingir os objetivos e por três a possibilidade de cumprir os prazos. Mais dados; se estamos implementando um ERP com um custo de licenças por ano de 100.000€ e uma implementação de 75.000€, o total do projeto em três anos é de 375.000€ supondo um ROI, nesses três anos, de 500.000€, o risco que corremos é de perder parte do investimento além de não atingir esse retorno. Mas há um efeito mais profundo e danoso: estabelecer na cultura da organização a sensação de que as novas ferramentas não funcionam na empresa e que os projetos não saem. Essa crença pode ser tão poderosa a ponto de arrastar o restante dos projetos.
Se queremos fazer uma verdadeira gestão de mudança e não somente tentar, como nos mostrava o mestre Yoda, essas são as principais recomendações:
▶ Antes de iniciar, conseguir o alinhamento da diretoria e entrar em consenso sobre o propósito e o objetivo do projeto.
▶ Gerir o sponsor de maneira proativa, incluindo o seu treinamento para acompanhar esse projeto.
▶ Definir o propósito do projeto juntando o emocional e o racional dos destinatários da mudança.
▶ Identificar e definir o papel dos influencers que serão aqueles que evangelizarão os demais.
▶ Trabalhar a comunicação e a formação de maneira segmentada e considerando as diferentes vozes e inquietações das equipes.
▶ Considerar que o objetivo de um projeto não é a implementação em uma determinada data, mas sim a sua apropriação por parte dos destinatários.
▶ Ter um plano global do projeto que integre tanto as iniciativas de gestão de projeto como as de gestão da mudança.
De qualquer forma, na dúvida sempre siga outro bom conselho do nosso querido Yoda. “Impossível nada é. Difíceis muitas coisas são”.
Por Oscar Velasco, Sócio-diretor de Transformação da OLIVIA na Espanha.