La burocracia nace con buenas intenciones pero termina saboteando la eficiencia en muchos casos.
¿Cuántos procesos en las organizaciones existen por valor real y cuántos por miedo? En este artículo, basado en el episodio de Whisky Stories, nuestro espacio de conversación sobre los desafíos y aprendizajes en consultoría organizacional, exploramos cómo la burocracia corporativa nace con buenas intenciones pero termina saboteando la eficiencia, y aquí proporcionamos claves para identificar y eliminar procesos que no aportan valor.
Cuando alguien decide crear una compañía, jamás sueña con implementar procesos burocráticos. De hecho, muchos emprendedores comienzan con la firme convicción de “administrar esta compañía con un Excel”. Sin embargo, a medida que la organización crece, aquella eficiencia que tenían “cuatro amigos en un garage” comienza a diluirse, y aparecen quienes prometen automatizar procesos pero, en realidad, terminan sumando complejidad.
¿Existe algún punto sano de la burocracia? Si bien la acepción inicial de burocracia es “ordenar” y generar controles que estructuren la organización, debemos preguntarnos: ¿ordenar un poco es burocracia? Ordenar es ordenar. La burocracia aparece cuando ese orden se vuelve un extremo perjudicial.
Detrás de la burocracia suele esconderse el paradigma del control en el liderazgo. Y detrás de cada burócrata hay un miedo fundamental: el temor a que alguien no haga lo que debe hacer. Este miedo organizacional termina generando una superestructura que, irónicamente, produce exactamente lo que se quería evitar.
La burocracia no solo nace de miedos internos, sino también externos. Por ejemplo, el miedo de los organismos fiscales a perder recaudación genera requisitos de documentación que suman procesos innecesarios a las compañías.
Un error común es creer que la tecnología resolverá la burocracia. La peor de las burocracias es la que va a la transformación digital y digitaliza la burocracia. Existen casos donde se digitalizaron procesos completamente obsoletos, sin cuestionar su necesidad real.
Digitalizar procesos que no aportan valor no soluciona el problema de fondo. La verdadera transformación organizacional implica cuestionar cada proceso, no simplemente trasladarlo a un formato digital.
Otro aspecto relevante es la obsesión por la información sin considerar los datos. En muchas organizaciones se generan procesos para producir informes que luego “quedan por generaciones”, creando un círculo vicioso donde pareciera que los equipos viven para cargar información y procesos que nadie analiza porque están demasiado ocupados alimentando el sistema.
¿Cómo comenzar a eliminar lo superfluo en una organización? El primer paso es distinguir dónde hay valor y dónde hay miedo. Preguntarse: “¿De qué tenemos miedo? ¿Hay forma de resolverlo sin otro proceso?”.
La clave está en operar por valor y no por miedo, confiando en nuestra gente. Si todos los miembros del equipo tienen el seniority y la actitud adecuada, quizás la burocracia se vuelva innecesaria.
El desafío no es eliminar completamente los controles, sino plantearse:
¿Qué podemos dejar de hacer?
¿Podremos vivir sin ese proceso?
¿Podemos implementar controles aleatorios en lugar de revisar cada transacción?
¿Este proceso agrega valor real o existe por miedo?
La burocracia no es simplemente un conjunto de procesos, sino un mindset. El verdadero cambio comienza cuando nos reunimos como organización y decimos “kill the burocracy”, enfocándonos en el valor real que generamos y no en los miedos que nos paralizan.
En Olivia creemos que la transformación cultural de las organizaciones pasa por identificar estos patrones y trabajar para crear estructuras que potencien el valor y la confianza, dejando atrás los procesos que solo existen por inercia o miedo.
Te invitamos a ver el episodio “Kill the burocracy”, de Whisky Stories, en nuestro canal Olivia Play.
Por Ezequiel Kieczkier, CEO y socio fundador, y Alberto Bethke, socio fundador de la consultora OLIVIA.